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Besoins métier

 
Gestion de l'information - Besoins métier

Les entreprises cherchent à mettre de l'ordre dans leurs informations et leurs documents tout en améliorant significativement le travail collaboratif et la productivité, notamment à l'aide de workflows.

EntrepriseUtilisateur
Besoins concernésManque de productivité dans les processus métiers à cause d'une gestion peu performante des informations et documents.
L'évolution des réglementations et des lois demande une gestion plus transparente et contrôlée des documents et informations.
Une application s'intégrant avec les autres applications (ERP, CRM?) afin d'éviter les incohérences des données.
Une solution simple ne nécessitant pas différents partenaires et pouvant évoluer facilement.
Je veux travailler confortablement et ne pas à avoir à chercher les documents et les informations dont j'ai besoin.
Je veux y accéder depuis n'importe où.
Je ne sais pas quelles sont les étapes ni les intervenants pour cette démarche.
Je n'ai pas envie (ni le temps) d'apprendre une nouvelle application compliquée à maîtriser.
Je ne veux pas recopier des données de base (fournisseur, client?) entre l'ERP et tebifiles.
J'aimerais utiliser Dropbox dans mon entreprise, c'est si facile !
RésultatLe décideur comprend que :
• la situation actuelle n'est pas une fatalité : on peut augmenter la productivité grâce à une meilleure gestion des documents, en maîtrisant les informations, en automatisant les processus métiers et ;
• en même temps la rendre conforme aux règlements et lois en vigueur pour se mettre à l'abri de risques ou sanctions administratifs.
Je comprends que je peux travailler dans un environnement qui me fournit les informations de façon rapide et transparente.
Le travail avec tebifiles est confortable et augmente ma satisfaction au travail.La nouvelle application n'est pas compliquée à utiliser et ressemble à mon environnement usuel que je connais.
Questions que le client se pose ou devrait se poser
Est-ce que toutes les informations sont facilement accessibles pour mes collaborateurs ? Quels risques courrons-nous si nous basons nos décisions sur une information incomplète ? Est-ce que notre gestion des documents est-elle conforme aux normes et règlements en vigueur ? Quels risques courrons-nous en cas de contrôle ou de défaillance ?
Est-ce que la manière que je travaille aujourd'hui est la plus confortable possible ?
ArgumentsLes documents et informations peuvent être accessibles à tout processus métier et augmenter la productivité.Les bonnes pratiques de la gestion des documents protègent l'entreprise contre des litiges injustifiés.Il existe des solutions qui assurent un accès rapide, confortable et transparent aux informations et documents.Une solution de gestion de l'information est simple à utiliser.

Voici une simple liste non exhaustive des utilisations de tebifiles, avec leurs objectifs principaux :


Utilisation Objectifs principaux
Remplacer les répertoires partagés

Appliquer un plan de classement qui puisse perdurer et évoluer (vues dynamiques basées sur les métadonnées)

Faciliter la recherche des documents
Passer de Dropbox (ou équivalent) à une solution plus professionnelleAccéder aux documents depuis une tablette (ou un smartphone)

Donner l'accès aux documents de l'entreprise aux utilisateurs nomades

Travailler hors ligne

Assurer un niveau de sécurité acceptable
Automatiser des workflows, pas forcément liés à des documentsStandardiser des pratiques métiers à l'aide de l'informatique
Assurer la visibilité sur les opérations de l'entreprise
Consolider les listes de données incohérentes et redondantesRemplacer ces listes par une solution uniformisée pouvant relier ces données entre elles et les associées aux documents et workflows
Archiver les emailsRetrouver facilement tout email qui est passé par la messagerie de l'entreprise
Dématérialiser certains documents (à terme tous)ntégrer ces documents au SI afin de pouvoir bénéficier de ses fonctionnalités (classement, recherche, workflows) : un seul référentiel documentaire
Simplifier la logistique papier tout en réduisant les couts
Partager ou échanger des documents avec des tiersIntégrer des utilisateurs externes sur un projet particulier
Assurer la disponibilité des donnéesS'assurer de la disponibilité de ses documents, quelle que soit l'éventualité : des documents effacés ou écrasés, un crash d'infrastructure, un virus, un désastre?
Gérer la qualité et la conformitéSe conformer aux réglementations ISO 9000/9001, FDA 21 CFR Part 11 ou GMP EU Annexe 11.
 

Cloud

Tebifiles est prêt à répondre aux besoins de la réalité des entreprises d'aujourd'hui. L'architecture Cloud est une composante maîtresse de cette réponse et ce n'est pas un hasard car il y a trois bonnes raisons pour choisir M-Files dans le Cloud :

1. La maîtrise des couts et plus de flexibilité. Ces mots clés du Cloud s'appliquent parfaitement à M-Files. La version Cloud vous affranchit des investissements et de l'exploitation des infrastructures au profit d'un service « tout compris » élastique dépendant simplement du nombre d'utilisateurs et des options choisies.

2. La mobilité est comprise. Les usages ont beaucoup évolué ces derniers temps : les utilisateurs sont très mobiles et doivent pouvoir travailler depuis n'importe où et n'importe quand, en collaborant à plusieurs et en améliorant leur productivité. Dans le Cloud la mobilité est comprise et évite bien des casse-têtes à votre administrateur réseau qui vous en remerciera.

3. Conviviale comme Dropbox. Dropbox a démontré qu'une solution Cloud de partage de documents était non seulement possible mais également désirée et utilisée par des millions d'utilisateurs. M-Files dans le Cloud est conviviale comme Dropbox et y ajoute une fonctionnalité étendue adaptée aux besoins des entreprises telle que l'indexation de chaque élément, un moteur de workflows, une intégration avec votre ERP ou CRM, etc.Il se peut que des contraintes légales, organisationnelles ou reliées à la nature du métier exigent que les documents soient stockés au sein de l'entreprise. Dans ces conditions une solution Cloud on-premises (sur site) peut également être envisageable.

Sans aucun doute M-Files et le Cloud forment une équipe qui gagne. À vous d'en profiter !