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L'information accessible et gérable facilement

 
 

Un travail collaboratif et une productivité améliorés

Souhaitez-vous mettre de l'ordre dans vos informations et vos documents, tout en améliorant significativement le travail collaboratif et la productivité, à l'aide de workflows? tebifiles s'avère la solution adaptée à vos besoins

 

Bien plus qu'une simple GED


tebicom a élaboré une solution plus complète et intégrée, assurant non seulement la gestion des documents, mais également la maîtrise de l'information et l'automatisation des processus métiers de votre entreprise. Cette solution s'appelle tebifiles !

Afin de différencier clairement les applications permettant une telle approche, nous parlons plutôt de GDI (gestion de l'information) que de GED (gestion électronique des documents).

 

tebifiles, un écosystème intégré


La solution tebifiles est proposée par tebicom sous forme de composants cohérents et intégrés : le noyau central est constitué par M-Files autour duquel des composants complémentaires ou optionnels, comme par exemple « NSI Autostore » pour la dématérialisation des documents papier, peuvent s'ajouter.

Cette composition d'architecture dépend des besoins spécifiques du client, de son domaine d'activité, de l'étendue de l'utilisation ainsi que de son infrastructure existante.


 

Un concept d'accompagnement complet

Avec tebifiles, tebicom vous assure une GDI complète, intégrée et cohérente. Nous vous accompagnerons pour la mise en place selon vos besoins spécifiques, pour la maintenance et l'évolution au fil des ans. tebifiles est donc également un concept d'accompagnement complet dans la gestion de l'information, des documents et des processus métiers de votre entreprise. En effet, tebicom dispose de ressources spécialisées dans ces domaines, au bénéfice de formations en gestion d'entreprise et en informatique (HES, MBA). Ainsi, plus qu'un simple accompagnement technique, vous bénéficiez de l'expertise requise pour l'intégration d'une solution de « gestion de l'information » au niveau organisationnel.


 

Prêt à gérer tous vos documents et informations

tebifiles et ses composants permettent d'intégrer l'ensemble de vos documents et informations dans un seul écosystème. On ne cherche alors plus qu'à un seul endroit, les :

· Documents produits par d'autres applications (ERP, CRM?)

· Documents bureautiques (Microsoft Office, Adobe PDF et similaires)

· Documents papier dématérialisés : utilisation de scanners avec un module OCR (NSI Autostore)

· Listes des employés, des clients, des fournisseurs, des projets, des dossiers, etc.: intégration bidirectionnelle possible avec d'autres applications (ERP, CRM?)

· Messages e-mail (archivage depuis Microsoft Exchange dans M-Files)

· Archives intermédiaires et définitives, conformes aux standards du marché

· États des processus métiers (workflows), par exemple le traitement des factures fournisseurs

· Tout autre type de documents ou informations

 
Les attentes de votre entreprise

Objectifs

Processus tebifiles

Augmenter la productivité de vos processus métier


Gestion flexible, globale et performante de vos informations et documents, permettant à vos collaborateurs de disposer de toutes les informations nécessaires pour effectuer leur travail

Être conforme aux règlements et lois

La gestion transparente des documents et informations assure une traçabilité, ce qui garantit la conformité avec les exigences légales et administratives


Intégrer cette solution
GDI dans votre
environnement applicatif


L'écosystème de tebifiles propose une architecture qui facilite l'intégration avec l'environnement applicatif et garantit une gestion optimale des informations disponibles


Suivre l'évolution
de votre entreprise

L'écosystème de tebifiles ainsi que notre concept d'accompagnement garantit que votre solution GDI sera à même de s'adapter facilement à l'évolution de votre entreprise



 

Les attentes de vos collaborateurs

Objectifs

Processus tebifiles


Augmenter le confort

Vos collaborateurs n'auront plus à perdre un temps précieux à chercher les documents et informations qui, parfois, s'avèrent même introuvables. L'interface de recherche conviviale et le classement logique des informations dans tebifiles permettent de trouver rapidement les document

Accéder à l'information en tout temps et partout

tebifiles est disponible sur PCs, smartphone, tablette ou tout autre périphérique. Vos collaborateurs pourront accéder aux informations recherchées, peu importe où ils se trouvent
Adopter facilement la solution

L'interface tebifiles est proche de Windows Explorer, ce qui facilite grandement son adoption par tous les utilisateurs.


 

Encore quelques avantages non exhaustifs de tebifiles !

Utilisation Objectifs principaux


Remplacer les répertoires partagés


Appliquer un plan de classement qui puisse perdurer et évoluer (vues dynamiques basées sur les métadonnées)

Faciliter la recherche des documents

Passer de Dropbox (ou équivalent) à une solution plus professionnelle

Accéder aux documents depuis une tablette (ou un smartphone)

Donner l'accès aux documents de l'entreprise aux utilisateurs nomades

Travailler hors ligne

Assurer un niveau de sécurité acceptable

Automatiser des workflows, pas forcément liés à des documents


Standardiser des pratiques métiers à l'aide de l'informatique

Assurer la visibilité sur les opérations de l'entreprise


Consolider les listes de données incohérentes et redondantes

Remplacer ces listes par une solution uniformisée pouvant relier ces données entre elles et les associer aux documents et workflows


Archiver les e-mails


Retrouver facilement tout e-mail qui est passé par la messagerie de l'entreprise


Dématérialiser certains documents (à terme tous)


Intégrer ces documents au SI afin de pouvoir bénéficier de ses fonctionnalités (classement, recherche, workflows) : un seul référentiel documentaire

Simplifier la logistique papier tout en réduisant les coûts


Partager ou échanger des documents avec des tiers


Intégrer des utilisateurs externes sur un projet particulier

Assurer la disponibilité des données


S'assurer de la disponibilité de ses documents, quelle que soit l'éventualité : des documents effacés ou écrasés, un crash d'infrastructure, un virus, un désastre?


Gérer la qualité et la conformité


Se conformer aux réglementations ISO 9000/9001, FDA 21 CFR Part 11 ou GMP EU Annexe 11


 

Egalement disponible dans le Cloud

tebifiles est prêt à répondre aux besoins de la réalité des entreprises d'aujourd'hui. L'architecture Cloud est une composante maîtresse de cette réponse et ce n'est pas un hasard car il y a trois bonnes raisons pour choisir M-Files dans le Cloud :

1. La maîtrise des coûts et davantage de flexibilité.

Ces mots-clés du Cloud s'appliquent parfaitement à M-Files. La version Cloud vous affranchit des investissements et de l'exploitation des infrastructures au profit d'un service « tout compris » élastique, dépendant simplement du nombre d'utilisateurs et des options choisies.

2. La mobilité est comprise.

Les usages ont beaucoup évolué ces derniers temps : les utilisateurs sont très mobiles et doivent pouvoir travailler depuis n'importe où et n'importe quand, en collaborant à plusieurs et en améliorant leur productivité. Dans le Cloud, la mobilité est comprise et évite bien des casse-tête à votre administrateur réseau qui vous en remerciera.

3. Conviviale comme Dropbox.

Dropbox a démontré qu'une solution Cloud de partage de documents était non seulement possible, mais également désirée et utilisée par des millions d'utilisateurs. M-Files dans le Cloud est conviviale comme Dropbox et y ajoute une fonctionnalité étendue adaptée aux besoins des entreprises, telle que l'indexation de chaque élément, un moteur de workflows, une intégration avec votre ERP ou CRM, etc.

Il se peut que des contraintes légales, organisationnelles ou reliées à la nature du métier exigent que les documents soient stockés au sein de l'entreprise. Dans ces conditions une solution Cloud on premise (sur site) peut également être envisageable.

Aucun doute possible : M-Files et le Cloud forment une équipe qui gagne. À vous d'en profiter !